Tender information

Clarification stage
Bid submission
E-tenders
Bid evaluation
Contract

Sistem de Management al Documentelor (DMS)
Sistem de Management al Documentelor (DMS)

Information about the contracting authority

Name

SA ”ENERGOCOM”

Fiscal code / IDNO

1004600074938

Address

MD-2069, MOLDOVA, mun.Chişinău, mun.Chişinău, Ion Creangă, 6V

Web site

--------

Contact

Name and surname

Vadim Isopel

Contact phone

+37368001980

E-mail

[email protected]

Fax

--------

Tender information

Date of publishing

6/30/2026 4:35:59 PM

Last edited

7/9/2026 11:33:40 PM

MTender ID

ocds-b3wdp1-MD-1782826559765

CPV code

48600000-4 - Pachete software pentru baze de date şi operare

Procedure type

Open tender

Evaluation criteria

Lowest price

Bid lot list

Lot name : Sistem de Management al Documentelor (DMS)

Sistem de Management al Documentelor (DMS)

Status

Active

Estimated value

1000000 MDL

ID

8d2a4942-d321-4ce8-9036-b55ce666d072

Minimal step

10000

Period of validity of the contract

From 7/20/2026 4:39:48 PM Till 12/31/2026 4:39:48 PM

Link to tender

View e-procurement

Tender start

From 7/17/2026 3:00:00 PM

Information

Procurement procedure documents

Anunț de participare nr.10.pdf

Award documentation

6/30/2026 4:41:08 PM

Caiet de sarcini - managementul documentelor.pdf

Award documentation

6/30/2026 4:41:08 PM

Anexa nr. 22 și 23.docx

Award documentation

6/30/2026 4:41:08 PM

Date of publishing:

Question subject:

Clarification requested:

Conform capitolului VII din caietul de sarcini, în care se prevede „Să dispună de cel puțin o soluție software similară existentă și funcțională, demonstrabilă printr-un demo live (conform punctului 6.2)”, Având în vedere că nicăieri în caietul de sarcini nu este solicitată expres experiența similară, se subînțelege totuși că se solicită prezentarea experienței similare ? Dacă da, în acest context , care vor fi criteriile de selecție a companiilor care pot participa la această licitație, prezentând o experiență de implementare în afara Republicii Moldova, comparativ cu companiile participante din Republica Moldova ?

10.07.2026 08:03

Response to clarification: Criteriile de selecție sunt, corespunderea cerințelor din anunțul de participare, caietul de sarcini și cel mai mic preț.

Date of publishing:

Question subject:

Clarification requested:

In capitoul 6.4. Garantie în care este prevăzut : "Regimul de deservire: minimum 8/5 (8 ore pe zi,5 zile lucrătoare).Penalizările se aplică cumulativ per incident și se deduc din valoarea contractuală lunară, până la maximum 10% din valoarea contractuală lunară. Mecanismul exact de aplicare a penalizărilor se va stabili prin contract" Ați putea explica ce se are în vedere? Merge vorba de contract de mentenanță ulterioară?

10.07.2026 09:01

Response to clarification: Penalizările nu se referă la alte contracte precum cel de mentenanță. Penalizarea descrisă în pct. 6.4. din caietul de sarcini se referă la viitorul contract, privind achiziționarea, implementarea și mentenanța unui Sistem de Management al Documentelor și se va aplica cumulativ per incident și se deduc din valoarea contractuală, până la maximum 10%.

Date of publishing:

Question subject:

Clarification requested:

Capacitate de a asigura instalarea, configurarea, instruirea și suportul în limba română. Care sunt criteriile de verificare din partea autorității conform cărora se va verifica această capacitate? Desemnarea unui manager de proiect dedicat și a unui punct unic de contact tehnic pe durata implementării. o desemnare a unei persoane responsabile de aspectele de securitate ale implementării, care va coordona aplicarea cerințelor de securitate, remedierea vulnerabilităților și comunicarea cu Beneficiarul pe subiecte de securitate. Concretizați vă rog dacă aici aveti în vedere si nevoia de prezentare a listei cu personal calificat si certificat in domeniu de Project Management și Cyber Security ?

10.07.2026 08:24

Response to clarification: Criteriul de evaluare aplicat pentru atribuirea contractului, este corespunderea cerințelor din anunțul de participare și caietul de sarcini (inclusiv personal), prin prezentarea copiilor ale documentelor justificative (contracte, acte de predare-primire, procese verbale, facturi fiscale, diplome, atestări/certificate etc.) care atestă cumulativ eligibilitatea operatorului economic conform caietului de sarcini, confirmate prin aplicarea semnăturii electronice.

Date of publishing:

Question subject:

Clarification requested:

Referitor la cerintele capitolului, va rugam sa confirmati ca prevederea „Procesul de acceptanţă (User Acceptance Testing) se desfăşoară în etapa de pilotare (zilele 43-54) şi se finalizează prin semnarea raportului de acceptanţă” indica „zile lucratoare” ?

10.07.2026 08:30

Response to clarification: Conform prevederile pct. 16 din anunțului de participare și 6.1. din caietul de sarcini, livrarea sistemului/aplicației se va efectua în conformitate cu cerințele tehnice și operaționale prevăzute în caietul de sarcini, în decurs de maximum 60 zile calendaristice.

Date of publishing:

Question subject:

Clarification requested:

. Referitor la cerintele capitolului „6.6. Criterii de acceptanta (UAT)”va rugam sa explicati detaliat ce anume implica cerinta: „Dacă la expirarea perioadei de pilotare există defecte blocante nerezolvate, termenul de recepţie se prelungeşte cu maximum 10 zile lucrătoare suplimentare, pe cheltuiala furnizorului.” cu precadere expresia „pe cheltuiala furnizorului” Acestea pot implica alte costuri decat cele implicate incluse in efortul efectiv alocat remedierii? Dacă da, care sunt acestea?

10.07.2026 08:37

Response to clarification: Procesul de acceptanță (User Acceptance Testing) se desfășoară în etapa de pilotare (zilele 43-54) dacă la expirarea perioadei de pilotare există defecte blocante nerezolvate, termenul de recepție se prelungește cu maximum 10 zile lucrătoare suplimentare, pe cheltuiala furnizorului, care se răsfrâng doar asupra componentelor aplicației neremediate și care creează blocaje.

Date of publishing:

Question subject:

Clarification requested:

Referitor la cerintele capitolului „4.12. Monitorizare şi alertare sistem”, va rugam sa explicati la ce se refera cerinta: „Endpoint pentru verificarea stării (ex. /health) accesibil pentru monitorizare automată;”? Se dorește o soluție de monitorizare a endpoint-urilor / stațiilor de lucru?

10.07.2026 10:05

Response to clarification: Nu, nu se cere o soluție de monitorizare a stațiilor de lucru sau a echipamentelor din rețea (antivirus, EDR). Endpoint-ul din cerință (/health) este unul tehnic, al aplicației: arată dacă sistemul funcționează, adică dacă e pornit, dacă vede baza de date și dacă restul componentelor merg. Un program de monitorizare îl verifică periodic și dacă nu primește răspuns, trimite o alertă. Se verifică doar starea aplicației livrate. Metricile de performanță sunt tratate separat, în același capitol.

Date of publishing:

Question subject:

Clarification requested:

Referitor la cerintele capitolului „4.12. Monitorizare şi alertare sistem”, „Alertare prin e-mail automată pentru evenimentele critice" , va rugam sa explicati detaliat care ar mai fi acele evenimente critice altele decit cele enumerate (serviciu oprit, disk plin, erori repetate).

10.07.2026 10:06

Response to clarification: La întrebarea dumneavoastră privind alertele pe e-mail pentru evenimente critice, precizăm că cele trei din text (serviciu oprit, disc plin, erori repetate) sunt doar exemple, lista nu e închisă. Mai intră aici și evenimentele de securitate din punctul următor al capitolului 4.12: autentificări eșuate repetate, conturi blocate, schimbări de roluri sau de drepturi, acces de administrator, exporturi mari de date, ștergeri sau restaurări de documente, schimbări în setările de securitate și erori repetate de autorizare. Intră și probleme de funcționare: baza de date nu răspunde, endpoint-ul de stare pică, o copie de rezervă a eșuat, un certificat e aproape expirat, aplicația dă multe erori sau se depășesc pragurile de resurse (procesor, memorie, disc). Pragurile le stabilește administratorul. Ofertantul poate propune și alte cazuri, dacă le consideră utile.

Date of publishing:

Question subject:

Clarification requested:

Referitor la cerintele capitolului „4.10. Actualizare şi mentenanţă”, va rugam sa confirmati ca pentru cerinta: „Furnizorul va documenta procedura de actualizare, durata estimată a indisponibilității, pașii de verificare și procedura de rollback.” Aceasta va fi realizată în faza de livrare a documentației soluției, în perioada de implementare?

10.07.2026 10:06

Response to clarification: Da, confirmăm. Procedura de actualizare, cu cât durează întreruperea, cum se verifică și cum se revine (rollback), se scrie în documentația soluției. Se predă în timpul implementării, înainte de recepția finală, și se ține la zi la fiecare versiune nouă.

Date of publishing:

Question subject:

Clarification requested:

Va rugăm sa detaliați mai clar cerințele ce se doresc a fi îndeplinite de către ofertant in raport cu așteptările in materie de eligibilitate, personal, experiența similara precum și documentele prin care se face dovada la toate acele enumerate mai sus. Mulțumesc

10.07.2026 10:10

Response to clarification: Conform anunțului de participare pct. 20, subpunctul 8, eligibilitatea se demonstrează de către ofertant, prin copii ale documentelor justificative (contracte, acte de predare-primire, procese verbale, facturi fiscale, diplome, atestări/certificate etc.) care atestă cumulativ eligibilitatea operatorului economic conform caietului de sarcini, confirmate prin aplicarea semnăturii electronice.

Status

Bid submission

Estimated value without VAT

1,000,000.00 MDL

Clarification period:
6/30/2026 4:41:08 PM - 7/10/2026 11:00:00 AM

Bidding period:
7/10/2026 11:00:00 AM - 7/16/2026 11:00:00 AM